Ecco una domanda molto basilare, ma stimolante, che ci viene posta di continuo: che cosa vuol dire Event Planning, ovvero pianificazione degli Eventi?
Mi piace pensare a 3 diverse risposte, utili per illustrare al meglio questa attività.
La "definizione enciclopedica"
La pianificazione di eventi è il processo di gestione di un progetto come un incontro, una convention, una fiera, una cerimonia, un’attività di team building, una festa. La pianificazione dell'evento include la definizione del budget, la definizione delle tempistiche, la selezione e la prenotazione dei siti dell'evento, l'acquisizione dei permessi, la pianificazione del cibo, il coordinamento dei trasporti, lo sviluppo di un tema, l'organizzazione delle attività, la selezione di relatori e keynote, l'organizzazione di attrezzature e strutture, la gestione del rischio e lo sviluppo di piani di emergenza.
La "definizione ufficiale"
La pianificazione degli eventi consiste nel coordinare ogni dettaglio di riunioni e convegni, dagli oratori e dalla sede dell'incontro all'organizzazione di materiali stampati e attrezzature audiovisive.
La pianificazione dell'evento inizia con la determinazione dell'obiettivo che l'organizzazione oppure lo sponsor desidera raggiungere. Gli organizzatori scelgono gli oratori, l'intrattenimento e i contenuti e organizzano il programma per presentare le informazioni dell'organizzazione nel modo più efficace. Gli organizzatori di riunioni sono responsabili della selezione delle sedi delle riunioni, dei potenziali partecipanti e di come portarli alla riunione.
La “mia definizione”
La parte più interessante, più creativa e più stimolante del mio lavoro.
Incontrare un cliente, conoscerlo, ascoltare (tanto!), intuire e scoprire le sue reali esigenze, consigliarlo… e poi, acquisite tutte le informazioni, iniziare un brain-storming con il proprio staff, sviscerare idee, estrarre il succo e preparare una prima bozza…
Presentarla, osservare la reazione, scorgere dei sorrisi, incassare l’approvazione, passare alla fase di organizzazione… (situazione idilliaca, ma ogni tanto succede…)
Presentarla, osservare la reazione, intuire perplessità, ascoltare (nuovamente e tanto!), fare tesoro, tornare in ufficio, modificare e finalmente tornare con una proposta che riesce a soddisfare le reali aspettative… (il più delle volte, ancora più stimolante e gratificante…)
Questo per me è Event Planning… e, dopo tanti anni, non riesco ancora a farne a meno!
Gigi Rebuffi
Event Manager & Responsabile Gruppo EVENTIME
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