Il metodo professionale per organizzare un evento aziendale

Ogni evento che realizziamo segue un processo strutturato. Questo riduce gli imprevisti, mantiene il controllo del budget e garantisce un'esperienza coerente con gli obiettivi del cliente.

 

Fase 1 — Briefing strategico

Tutto parte dall'ascolto. Definiamo obiettivi, pubblico, messaggi da comunicare, budget e KPI dell'evento.

Output: documento di brief condiviso.

 

Fase 2 — Analisi dei partecipanti

Studiamo il profilo degli ospiti: dirigenti, forza vendita, clienti o dipendenti. L'esperienza cambia in funzione del pubblico.

Output: profilo dei partecipanti.

 

Fase 3 — Budget & fattibilità

Costruiamo un budget realistico e definiamo le priorità di investimento, evitando costi nascosti.

Output: piano economico preliminare.

 

Fase 4 — Scelta della location

Selezioniamo la venue in base a capienza, logistica, immagine, accessibilità e tipologia di evento.

Output: location confermata.

 

Fase 5 — Concept creativo

Progettiamo il tema dell'evento, la scenografia, il percorso degli ospiti e l'identità visiva.

Output: concept e moodboard.

 

Fase 6 — Produzione tecnica

Coordiniamo audio, luci, LED wall, regia, allestimenti e tutti gli aspetti tecnici della produzione.

Output: progetto tecnico esecutivo.

 

Fase 7 — Logistica & Hospitality

Gestiamo accrediti, trasferimenti, hotel, catering, segnaletica e flussi dei partecipanti.

Output: piano logistico completo.

 

Fase 8 — Regia e prove

Prima dell'apertura effettuiamo prove tecniche, test audio-video e verifica di ogni timing.

Output: scaletta definitiva.

 

Fase 9 — Event Day

Il Project Manager Eventime coordina ogni fornitore e garantisce il rispetto del programma in tempo reale.

Output: evento eseguito.

 

Fase 10 — Follow-up & Misurazione

Consegniamo foto, video, report finale e analizziamo i risultati rispetto agli obiettivi iniziali.

Output: report conclusivo e KPI.​​​