
Invece di fare tutto da solo?
Uno degli argomenti spesso sollevato contro l’incarico ad un organizzatore di eventi è legato ai costi. Perché preoccuparsi di spendere soldi per un professionista quando Voi e i Vostri dipendenti potete svolgere altrettanto facilmente il lavoro da soli?
Perché così facendo risparmierete un sacco di soldi…
La maggior parte degli Event Planner ‘degni di questo nome’ hanno continui rapporti di lavoro con fornitori, venditori e proprietari e/o gestori di location o spazi... Attraverso questi rapporti, un organizzatore di qualità, di solito, usufruisce di condizioni economiche, logistiche e pratiche favorevoli, le quali vengono poi, di rimando, trasferite al cliente.
Inoltre, la rete di un organizzatore di eventi tende a includere una gamma molto più varia di fornitori, dei quali il cliente sarebbe ignaro e ai quali non potrebbe avere accesso. E, grazie a queste agevolazioni si risparmiano denaro e tempo (che per un’azienda si equivalgono…).
Gli organizzatori di eventi rendono i Vostri appuntamenti più snelli, sicuri e veloci…
Con un Event Planner, dovrete preoccuparVi molto meno della logistica e dei risvolti pratici rispetto a quando gestite direttamente Voi stessi l’appuntamento. Invece di effettuare una ricerca esaustiva per trovare i venditori o l'azienda di catering giusti, chiederete semplicemente al Vostro professionista di fiducia di consultare la sua rubrica. Invece di dover passare ore a chiamare in giro per trovare una sede o rintracciare un relatore ospite, potrete semplicemente affidargli il compito e suggerirVi la migliore soluzione disponibile.
Trascorrerete meno tempo a mettere ogni cosa insieme, il che significa molto più tempo da dedicare ad altre incombenze: occuparsi del networking, prendersi cura di se stessi, far sentire tutti i partecipanti ben accolti e benvenuti… invece di correre in giro come matti per far funzionare tutto…
Sicurezza, velocità, affidabilità… non volete questo per il Vostro Evento?
Piccolo storia vera: un organizzatore di eventi tende a sapere cosa sta facendo...
Essi sanno cosa funziona e cosa no, sanno cosa vuole la gente e sanno come impostare le cose per evitare una catastrofe. In breve, gli Event Planner sono sufficientemente informati ed esperti da impedirVi di commettere errori terribili che potrebbero distruggere irrimediabilmente il Vostro evento.
E a proposito di errori, fatemi menzionare quel piccolo e adorabile principio noto come Legge di Murphy: ogni volta che qualcosa può andare storto, lo farà… e probabilmente potrebbe applicarsi anche al Vostro appuntamento… ma un Event Planner d’esperienza con questo principio ci gioca da una vita e, alla fine, una soluzione, senza farsi prendere dal panico, la si trova (quel famoso piano B sempre attivato).
In sintesi, perché dovreste assumere un organizzatore di eventi?
Senza qualcuno al tuo fianco per risolvere le numerose possibili complicazioni e ostacoli, potreste inciampare sia durante il processo di pianificazione che durante l'evento stesso.
Avete mai provato a riparare i tubi senza l'aiuto di un idraulico? Qualcosa del genere, tranne per il fatto che invece di un ristagno di acque reflue, potreste osservare un potenziale e irrimediabile danno al Vostro marchio, alla Vostra reputazione, alla Vostra brand identity… qualcosa che volete assolutamente evitare.
Ovviamente non c’è nulla che Vi impedisca di organizzare i Vostri appuntamenti: alcune persone tendono ad avere un talento per questo, mentre altri, non importa quanto lo vogliano, non hanno o non vogliono usare il budget per assumere un organizzatore di eventi. Nello stesso momento, però, vale comunque la pena chiedersi se è necessario o meno fare le cose da soli.
Contattare un professionista degli Eventi, invece di assumerVi Voi stessi il peso può, oltre a evitare qualche capello grigio in più, farVi risparmiare in maniera considerevole tempo e denaro. Ed entrambi possono essere spesi per migliorare altri aspetti dell’Azienda e le condizioni delle persone che Vi lavorano.
Gigi Rebuffi
Event Manager & Responsabile Gruppo EVENTIME
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