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Chi è l'Event Manager?

Per qualsiasi cosa, in una qualunque situazione lavorativa dove ci siano da prendere decisioni, ci deve essere una persona con autorità, dichiarata e riconosciuta. Quando parliamo di organizzazione eventi, questa persona si chiama ‘Event Manager’, il responsabile dell’evento. Il suo compito principale è confermare tutte le scelte definite in fase di organizzazione e agire come collegamento con il cliente, dirigendo e controllando le attività di tutti gli attori partecipi dell’evento.

Fatta eccezione per gli eventi più piccoli, l'Event Manager non può fare tutto, quindi deve imparare a delegare. La delega della responsabilità organizzativa per alcuni aspetti dell'evento ad assistenti e a fidati fornitori ripartisce il carico di lavoro e sfrutta le loro competenze, nella maggior parte dei casi davvero utili ai fini della riuscita dell’appuntamento. È, tuttavia, molto importante che il responsabile, Event Manager, mantenga saldo il controllo, per non perdere di vista la visione d’insieme, rispettare i tempi e il budget previsto. Sebbene la delega sia uno degli strumenti più importanti a disposizione dell’Event Manager, deve essere utilizzata con estrema cautela e con attenzione. Esiste un livello di delega oltre il quale l’efficienza, la cura e la qualità delle soluzioni adottate peggioreranno. Delegare verso il basso, a  troppi livelli allontana il responsabile dalle decisioni, aumenta il numero di “attori” coinvolti e il rischio di errori e sviste, dovuti alle inevitabili incomprensioni e problemi di comunicazione. Come regola generale l'autorità gestionale non dovrebbe essere delegata a più di due livelli sotto il responsabile.

Svolgendo questo lavoro, ormai da quasi trent’anni, posso dire con certezza che la mia regola rimane sempre la stessa: “Delega... ma non troppo… e non troppo lontano!”


Gigi Rebuffi

Event Manager & Responsabile Gruppo EVENTIME

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